Klubbhåndbok
En klubbhåndbok skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt.
Innhold
Klubbinformasjon
Oppdatert 10.10.2018
Grunnleggende informasjon
Navn:
Trondheim Judokwai
Stiftet:
1966, antatt 01.02.1966 i mangel av arkiv/dokumentasjon
Idrett(er):
Judo
Org. nummer:
988 470 783
Bankforbindelse
Nordea
Bankkonto:
6401 06 08951
Kontaktinformasjon
Postadresse:
Mellomila 34, 7018 Trondheim
E postadresse:
post@judokwai.no
Internettadresse:
www.judokwai.no
Organisasjonstilknytning
Medlem av:
Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité
Tilknyttet:
Norges Judoforbund og region midt
Innledning
Klubbhåndboka skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt i klubben. Den skal sikre at det er kontinuitet i det som bestemmes og gjøres.
Klubbhåndboka er laget av styret etter innspill fra komiteer, utvalg, trenere, utøvere og foreldre i klubben. Håndboka er et arbeidsverktøy for alle medlemmer, utøvere, foreldre, styret, komiteer, utvalg, ansatte, trenere og dommere i klubben vår.
Håndboka skal benyttes til å forstå og kommunisere hva som er viktig i vår klubb, hvilken klubb vi er, hva vi skal oppnå, hva vi tilbyr, og hvordan vi gjør ting.
Verdier
Trondheim Judokwai baserer sin aktivitet på felles vedtatte aktivitetsverdier for norsk idrett:
Idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet
Klubben vår drives etter idrettens organisasjonsverdier:
Frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd.
‘Judo’ er sammensatt av to ord; ‘Ju’ som betyr blidhet eller mildhet og ‘do’ som betyr vei eller retning. Judoens grunnlegger, Jigoro Kano, mente at judo er den mest effektive kombinasjonen av mental og fysisk utvikling. Basis i judo er trening på angrep og forsvar, som ikke bare styrker din fysikk, men også din moral. Man blir en person som bidrar positivt i samfunnet. Dette er essensen i judo.
Med dette menes at judotreningen skal gi fysiske, mentale og sosiale utfordringer som utvikler det holistiske (helhetlige) mennesket. Judo er på denne måten en utdanning av mennesket til å bli en bidragsyter i samfunnet. Kodokan har utarbeidet noen sentrale verdier for hvordan vi skal oppføre oss i dojoen (treningslokalet), og ovenfor hverandre. Dette skal igjen reflekteres utenfor dojoen, hvor vi som judokas aktivt skal bidra ute i samfunnet.
Kodaks verdier
Klubben vår drives etter idrettens organisasjonsverdier:
Visjon og mål
(Vedtatt på årsmøtet 5. februar 2011.)
Trondheim Judokwai skal være landets beste judoklubb.
Virksomhetsidé
Trondheim Judokwai skal tilby judo for alle
Det er denne ideen klubben vår i all hovedsak skal arbeide med. Virksomhetsideen definerer hva som er det spesielle eller unike med vår klubb og den aktiviteten vi har valgt. Den forteller hva vi tilbyr som gjør at folk foretrekker oss i stedet for andre klubber. Visjonen, verdiene og virksomhetsideen er rettledende for alle medlemmer, tillitsvalgte, trenere og støtteapparatet. Dette er utgangspunktet for det vi skal skape sammen, hvordan vi skal fremstå, og hva vi skal drive på med og ha fokus på av oppgaver.
Hovedmål
De langsiktige målene til Trondheim Judokwai: (Vedtatt på årsmøtet 05.02.2011)
Organisasjon
Organisasjonsplan
Trondheim Judokwai ledes av et styre bestående av styreleder, nestleder, to styremedlemmer og ett varamedlem (vedtektenes §15).
Årsmøte
Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år i februar. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i klubbens vedtekter. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles.
For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent.
Innkalling til årsmøtet annonseres på klubbens hjemmeside.
Styret
Lovpålagte oppgaver for styret:
Andre viktige oppgaver:
Styrets arbeid
Det er 5-6 styremøter pr kalenderår
Møtene holdes i dojo, og ved bestilling av fellesarealet skal den felles Google-kalenderen med karateklubben «Trondheim Budosenter» benyttes. Sekretæren setter opp agenda i samarbeid med styrets leder eller nestleder, og har ansvar for å styre møtegjennomføringen. Styret er vedtaksført når et flertall av medlemmene er til stede, og vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende.
Alle styremedlemmer plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot deres egen stemme. Styremøter kan avholdes både per e-post og per telefon, jf. lovnorm § 10, og det skal alltid føres protokoll fra møtene. Hvert styremøte bør innledes med å avklare om det foreligger mulig inhabilitet i noen av sakene, og behandlingen av inhabilitet skal alltid protokollføres, jf. lovnorm § 9.
Ansatte
Klubben har ansatt en renholder som ivaretar hele Budosenteret, og det foreligger en egen skriftlig arbeidsavtale for denne funksjonen.
Klubbens vedtekter er basert på lovnorm for idrettslag, som finnes på NIFs hjemmeside. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det et idrettslag må ha i sin egen lov. Vedtektene ble sist oppdatert på årsmøtet 04.03.2018. Klubbens lov finnes her: NIFs lovnorm for idrettslag.
Medlemskap og avgifter
Medlemskap
Innmelding skjer via Idrettsforbundets portal Min Idrett (https://minidrett.nif.no/), der hvert medlem aktiverer sin egen side. Her kan du melde deg på kurs og arrangementer, oppdatere personopplysninger, betale lisenser og se kommende aktiviteter.
For å bli medlem må man ha betalt medlemskontingent, og man kan ikke ha uoppgjorte regninger i andre klubber. Medlemskapet gjelder fra innbetalingsdato.
Ansatte kan være medlemmer, men har ikke stemmerett og kan ikke velges til verv, med mindre de kun har et mindre trenerengasjement (under 20 % stilling).
Medlemskap kan opphøre ved skriftlig utmelding, strykning eller eksklusjon:
Medlemskontigent:
300 kr per kalenderår
Familie og søskenrabatt:
15 %
Styre og trenere:
Får kontingent dekket av klubben
Treningsavgifter
Treningsavgift utstedes per sesong eller per kalenderår. Dette gjelder for all trening.
Treningsavgiftene fastsettes av gruppene på bakgrunn av faktiske kostander med aktivitene.
Startkontigent – deltakeravgifter
Deltakelse i konkurranser krever startkontingent og skal betales av den enkelte utøver. Det er kun deltagelse i NM individuelt og lag som dekkes av klubben. Påmelding og betaling skjer via minidrett i de fleste tilfellene. Dersom klubben legger ut for deltageravgift, vil innkreving skje via minidrett i etterkant.
Klubbens aktivitetstilbud
Klubben har trenere som bidrar på dugnad, og tilbudet (grupper / dager) kan derfor variere noe over år. Høsten 2018 er det følgende tilbud.
Trondheim Judokwai ønsker å beholde flest mulig barn og unge lengst mulig!
Barneidrett
Alle som har ansvar for barn eller er trenere for barn, skal kjenne til idrettens barnerettigheter og bestemmelser om barneidrett. All aktivitet for barn skal legges opp slik at klubben følger intensjonene i retningslinjene og bestemmelsene. Det innebærer at:
Ungdomsidrett
Alle som er trenere for ungdom i klubben, skal kjenne til retningslinjene for ungdomsidrett. Klubben og trenerne skal sørge for
Funksjonshemmede
Utøvere med funksjonsnedsettelse har en naturlig plass i klubben. Fordi det er så få utøvere, deltar de i ordinære treninger med tilrettelegging. Våre utøvere i denne kategorien deltar i konkurranser og samlinger på lik linje med andre utøvere, slik at laglederkostnad samt deltageravgift for NM dekkes og resten dekkes av den enkelte utøver.
Aktivitetsplan/terminliste
I forbindelse med etablering av budsjettet, settes det opp en terminliste over konkurranser /stevner /cuper klubben skal delta i. Aktivitetsplanen publiseres på klubbens hjemmeside og facebook.
Klubbens arrangementer
Klubben arrangerer hvert år Trøndercup – et regionalt stevne for barn og unge – hvert år i slutten av september / begynnelsen av oktober.
Reise i regi klubben
På alle reiser i regi av klubben (samlinger, cuper, turneringer, konkurranser osv.) skal det pekes ut en ansvarlig reiseleder som har overordnet myndighet fra avreise til hjemkomst. Alle barn under 10 år skal ha følge av foreldre eller annen foresatt dersom reisen innebærer overnatting, hvis ikke annet er avtalt.
Klubben dekker kostnad for reiseleder.
Vær oppmerksom på at det vanligvis må innhentes politiattest for foreldre som er med en gruppe mindreårige på et utenlandsopphold eller trenings-/konkurranseopphold i regi av laget. NB
Til deg som er…
Utøver
Judoens verdier gjelder på matta og utenfor! Se punkt om verdier. Treningen starter på angitt klokkeslett, da skal utøver vært på plass i ren drakt og ha rene hender/føtter, kortklipte negler og uten smykker ol.
Forelder/foresatt
Foreldre bør være kjent med:
Alt dette er kort beskrevet eller vist til i klubbhåndboka.
OBS: Det er kun foreldre som har gyldig medlemskap, som kan stemme på årsmøtet.
Råd til idrettsforeldre fra Olympiatoppen (https://www.olympiatoppen.no/fagomraader/ungeutovere/fagstoff/media41142.media)
Trener
Trenerne har ansvar for å sikre at medlemmene som deltar i klubbens aktiviteter, får et godt tilbud og ivaretas på en god måte. Som trener er man en representant for klubben. Trenerne bør derfor være kjent med:
Lagleder
Laglederen er treningsgruppas administrative leder og har ansvaret for at alt praktisk fungerer rundt treningsgruppa. Om lagleder er en annen enn trener, skal alt det sportslige overlates til treneren/trenerne som har ansvar for organisering av treninger, lagoppsett til kamper/stevner, gjennomføring av kamper osv.
Reise i regi klubben
Laglederen er treningsgruppas administrative leder og har ansvaret for at alt praktisk fungerer rundt treningsgruppa. Om lagleder er en annen enn trener, skal alt det sportslige overlates til treneren/trenerne som har ansvar for organisering av treninger, lagoppsett til kamper/stevner, gjennomføring av kamper osv.
Dommer
Trondheim Judokwai er avhengig av dommere for å gjennomføre egne stevner. Dommerne har ansvar for å sikre en god gjennomføring av kamper/konkurranser.
Dommerutdanning skjer via Norges Judoforbund https://www.judo.no/judoskolen/dommere/. På treningene og i klubbinterne arrangementer bør det legges det opp til å utvikle utøvere til å bli dommere om de ønsker det.
Klubbdrift
Hva gjør vi i Trondheim Judokwai for å oppnå en velfungerende drift av klubben.
Årshjul
Klubben har en oversikt som viser de viktigste tingene som skjer i klubben hvert år. Dette er en del av budsjettet og styrets plan.
Kurs og utdanning
Trenerkurs organiseres via Norges Judoforbund https://www.judo.no/judoskolen/trener/
Dommerkurs organiseres via Norges Judoforbund https://www.judo.no/judoskolen/dommere/
Det er den enkelte trener / dommer / utøver selv som må registrere sin deltagelse. Det gis økonomisk støtte for utdanning av trenere og dommere mot plikt til å være trener / dommer etter nærmere angitte retningslinjer
Medlemshåndtering
Klubben benytter KlubbAdmin (https://ka.nif.no/) , som er et elektronisk medlemssystem. Vi sender elektroniske betalingskrav til medlemmene, noe som gir enklere oversikt over utsendelser og rimeligere innkreving av kontingenter.Trenerne har ansvar for å sikre at medlemmene som deltar i klubbens aktiviteter, får et godt tilbud og ivaretas på en god måte. Som trener er man en representant for klubben. Trenerne bør derfor være kjent med:
KlubbAdmin er gratis for idrettslag, og det er integrert med idrettens øvrige systemer. Via Min idrett (https://minidrett.nif.no/ ) kan medlemmene selv utføre innmelding/utmelding på en enkel måte.
Dugnad og frivillig arbeid
Trondheim Judokwai drives av frivillige. Det vil si at trenere, foreldre og foresatte, søsken og andre stiller opp uten å motta lønn. Det er noen årvisse dugnader som alle bør delta i, uansett hvilken gruppe de trener sammen. Dette er vasking av judohallen og alle mattene før sesongstart i august og i januar samt Trøndercup stevnet i september/oktober. Laglederen er treningsgruppas administrative leder og har ansvaret for at alt praktisk fungerer rundt treningsgruppa. Om lagleder er en annen enn trener, skal alt det sportslige overlates til treneren/trenerne som har ansvar for organisering av treninger, lagoppsett til kamper/stevner, gjennomføring av kamper osv.
Ut over dette kan det være tilfeldige dugnader som for eksempel maling&vasking i Budosenteret for alle eller vakthold for voksne judoutøvere.
Dugnadsarbeid gir mange gode opplevelser og en følelse av å bidra til fellesskapet. Din innsats blir satt stor pris på!
Politiattester
Klubben krever politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for klubben som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Det er to viktige overordnede grunner for dette:
Klubbens antidopingarbeid
Klubben og medlemmene er omfattet av idrettens bestemmelser om doping. Trondheim Judokwai har tatt aktivt avstand fra all bruk av dopingmidler og vi er et «Rent idrettslag».
Kommunikasjon
Formell informasjon publiseres på klubbens hjemmeside: www.judokwai.no. Små nyheter og hendelser legges ut på Facebook-siden Trondheim Judokwai.
Klubben bør avklare hvilke typer nyheter som publiseres hvor, og eventuelt lage en enkel kommunikasjonsstrategi (se mal i veilederen).
Har klubben egen logo, bør det finnes en logomanual som beskriver bruk. Håndboka bør vise til hvor manualen er tilgjengelig.
Arbeidsgiveransvar
Pr 2018 er Trondheim Judokwai arbeidsgiver for renholder i Trondheim Budosenter i tillegg til yogainstruktør. Det er nestleder i styret som håndterer arbeidsgiverrollen.
Sikkerhetsarbeid (HMS)
Klubben har ansvar for sikkerhet for medlemmer og andre som kommer i kontakt med klubben på arrangementer, på dugnader, under reiser og under opphold i klubbens lokaler og anlegg.
Økonomi
Det er styret som har det overordnede økonomiske ansvaret for klubbens økonomi. Det innebærer at styret har ansvar for at
Det er styret som har det overordnede økonomiske ansvaret for klubbens økonomi. Det innebærer at styret har ansvar for at
Klubben har Nordea som bankforbindelse og signaturskjema oppdateres ifm årsmøtene. Styrets leder, nestleder og kasserer disponerer konti 2 i fellesskap.
Det er to personlige VISA kort tilknyttet Nordea kontoen som en av klubbens trenere, Tonje Mathisen, og kioskansvarlig, Tonje-Anett Røsæg, bruker for utlegg ifm reiser og arrangementer. Bilag ifm bruk leveres regnskapsfører.
Styret utarbeider budsjett i november på bakgrunn av innhentet underlag fra trenere og ev andre om aktiviteter som tenkes / ønskes gjennomført i det kommende året. Budsjettet vedtas på årsmøtet.
Styret ved kasserer er ansvarlig for å melde inn medlemsoversikt i Idrettsregistreringen og søke økonomisk støtte generelt og til spesifikke tiltak fra kommune, krets og ev andre steder.
Forsikringer
Alle barn som er medlemmer av lag tilsluttet NIF, er forsikret gjennom Norges Idrettsforbund frem til den datoen de fyller 13 år. Deretter er det pliktig forsikring gjennom Norges Judoforbund. https://www.judo.no/utoverinfo/forsikring/
Anlegg og utstyr
Trondheim Judokwai eier 4/9 av Trondheim Budosenter; seksjon 11 og 12 i Mellomila 34. Mattearealet med diverse treningsutstyr eies og driftes av klubben.
Den enkelte utøver må holde alt av treningstøy, konkurransedrakter og beskyttelsesutstyr selv. Likeledes må utøver selv sørge for sportstape eller annen tape ved behov.
Retningslinjer og maler
Utmerkelser og æresbevisninger
Dersom klubben utnevner æresmedlemmer eller har andre utmerkelser som tildeles i klubben, bør det beskrives her.
Retningslinjer i klubben
Det er vedtatt flere felles retningslinjer i idretten som gjelder for alle klubber. Ut fra disse felles retningslinjene kan klubben lage egne retningslinjer som utdyper hva klubben gjør for å ivareta de felles retningslinjene. I klubbhåndboka bør det gis en oversikt over de viktigste retningslinjene som klubben skal forholde seg til og følge.
På neste side er det tatt med en liste med eksempler på maler som kan benyttes i klubben, og eksempler på egne retningslinjer i klubber.
Maler for klubb
Følgende maler og eksempler finnes på www.klubbhåndboken.no:
Eksempler på retningslinjer i klubb: