1. Behandlingsansvarlig

Trondheim Judokwai er tilknyttet Norges Idrettsforbund og benytter idrettens felles medlemsregister. Behandling av personopplysninger i disse systemene skjer i tråd med NIFs personvernerklæring. Utover dette behandler klubben opplysninger lokalt i forbindelse med bilder på sosiale medier og lokale påmeldinger.

Kontaktinformasjon:
E-post: post@judokwai.no
Postadresse: Mellomila 34, 7018 Trondheim 

2. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for å kunne administrere medlemskap og drive idrettslaget. Dette inkluderer:

• Administrasjon av medlemskap og kontingent.

• Påmelding til treninger, graderinger, kurs og konkurranser.

• Organisering av sportslig aktivitet og laglister.

• Lovpålagt rapportering til Norges Idrettsforbund (NIF) og Norges Judoforbund (NJF).

• Informasjonsutveksling med medlemmer og foresatte.

3. Hvilke opplysninger vi samler inn

Vi behandler i hovedsak følgende opplysninger om våre medlemmer:

• Navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

• Fødselsdato og kjønn.

• Informasjon om medlemskap, betalingshistorikk og idrettslige prestasjoner (f.eks. grad/belte).

• Bilder eller video fra treninger og arrangementer (krever særskilt samtykke for barn).

4. Rettslig grunnlag

Behandlingen av personopplysninger skjer med grunnlag i:

• Avtale: For å oppfylle medlemsavtalen.

• Rettslig forpliktelse: For å overholde krav i bokføringsloven og idrettens regelverk.

• Berettiget interesse: For å administrere sportslig aktivitet og kommunisere med medlemmer.

• Samtykke: Der vi ønsker å bruke bilder eller film til markedsføring eller på sosiale medier.

5. Deling av opplysninger

Personopplysninger deles med Norges Idrettsforbund gjennom idrettens sentrale systemer (Min Idrett/KlubbAdmin). Vi deler ikke opplysningene dine med tredjeparter med mindre det er nødvendig for å gjennomføre aktiviteten (f.eks. påmelding til stevner) eller vi er lovpålagt til det.

6. Lagring og sletting

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge du er medlem i klubben. Ved utmelding slettes opplysningene dine etter at regnskapsmessige forpliktelser er oppfylt, med mindre du gir samtykke til at vi beholder historikk (f.eks. for klubbens jubileumsbøker eller statistikk).

7. Dine rettigheter

Som registrert i vårt medlemsregister har du rett til:

• Innsyn i egne opplysninger.

• Korrigering av uriktige opplysninger.

• Sletting av opplysninger (med unntak av opplysninger vi er lovpålagt å oppbevare).

• Begrensning av behandling.

Henvendelser om dine rettigheter kan sendes til behandlingsansvarlig (se punkt 1).

8. Endringer i erklæringen

Vi vil oppdatere personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i idrettens regelverk eller lovverk. Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være tilgjengelig på våre nettsider.