Vedtekter
Dette er klubbens vedtekter. TJK’s vedtekter ble godkjent i årsmøtet 4. mars 2018:
Stiftet 01.02.1966, vedtatt samme dag, med senere endringer senest godkjent på årsmøte 04.03.2018.
§ 1 Formål
Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF).
Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.
§ 2 Organisasjon
Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Idrettslaget er medlem av Norges judoforbund.
Idrettslaget er medlem av NIF gjennom Sør-Trøndelag idrettskrets, hører hjemme i Trondheim kommune, og er medlem av Trondheim idrettsråd.
§ 3 Medlemmer
For at en person skal opptas i idrettslaget må vedkommende:
- Akseptere å overholde idrettslagets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak.
- Ha gjort opp eventuelle økonomiske forpliktelser til idrettslaget og andre organisasjonsledd i NIF.
Styrets fullmakter: Styret kan i særlige tilfeller nekte en person medlemskap. Før vedtak treffes, skal personen gjøres kjent med bakgrunnen for saken og gis en frist på to uker til å uttale seg. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet.
Betaling og utmelding: Medlemskap er først gyldig fra den dag kontingent er betalt. Utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt.
Eksklusjon:
- Medlem som skylder kontingent for to år, taper automatisk sitt medlemskap.
- Styret kan i særlige tilfeller frata et medlem medlemskapet for en periode på inntil ett år.
- Ved fratakelse av medlemskap kan vedkommende kreve at saken behandles av ordinært eller ekstraordinært årsmøte.
§ 4 Medlemskontingent og avgifter
Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i idrettslagets aktivitetstilbud.
Styret gis fullmakt til å fastsette treningsavgifter. Gjennomførte endringer legges frem for årsmøtet for informasjon.
§ 5 Kjønnsfordeling
Ved valg og oppnevning til styre, råd og utvalg skal begge kjønn være representert. Sammensetningen skal være forholdsmessig, men med følgende minimumskrav:
- Ved valg av mer enn tre personer: Minst to personer fra hvert kjønn.
- Dette gjelder også for varamedlemmer.
- Ansattes representant teller ikke med i beregningen.
§ 6 Stemmerett og forslagsrett
For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem:
- Ha fylt 15 år.
- Vært medlem i minst én måned.
- Ha oppfylt sine medlemsforpliktelser.
Begrensninger: Ingen kan stemme ved fullmakt. Arbeidstakere i laget har ikke stemmerett (gjelder ikke utøvere på kontrakt). Man kan ikke inneha flere sentrale verv samtidig (f.eks. både styremedlem og revisor).
Forslagsrett:
- Alle stemmeberettigede medlemmer og styret.
- Medlemmer under 15 år har forslagsrett til årsmøtet.
- Komiteer/utvalg i saker som ligger innenfor deres område.
§ 7 Arbeidstakere og valgbarhet
En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til styre, råd eller utvalg i laget eller overordnede ledd. Dette gjelder også medlemmer med omfattende oppdragsavtaler.
- Tillitsvalgte som får ansettelse i laget, plikter å fratre vervet umiddelbart.
- Unntak gjelder for utøvere med kontrakt og egne ansattrepresentanter valgt av de ansatte til styret.
§ 8 Økonomisk interesse og inhabilitet
Et medlem som har en avtale med idrettslaget som gir vedkommende en økonomisk interesse i driften (f.eks. leverandør), er ikke valgbar til styre eller utvalg. Dette gjelder også personer med vesentlig innflytelse i selskaper som har slike avtaler.
§ 9 Inhabilitet
En tillitsvalgt eller ansatt er inhabil til å tilrettelegge eller treffe avgjørelse i saker hvor:
- Vedkommende selv er part i saken.
- Nær familie (slekt, svogerskap, ektefelle, samboer) er part.
- Vedkommende har en ledende stilling i en juridisk person som er part.
- Særegne forhold foreligger som svekker tilliten til upartiskhet.
Avgjørelse: I styrer og utvalg avgjør organet selv habiliteten uten at vedkommende deltar. På selve årsmøtet gjelder ikke inhabilitetsbestemmelsene.
§ 10 Vedtaksførhet og flertallskrav
Styrer og utvalg er vedtaksføre når et flertall av medlemmene er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.
Vedtak kan også fattes ved skriftlig saksbehandling eller fjernmøte (videomøte), forutsatt at alle kan kommunisere med hverandre.
§ 11 Refusjon og godtgjørelse
Tillitsvalgte kan få refundert faktiske utgifter knyttet til vervet. Det kan utbetales en rimelig godtgjørelse for arbeid, men dette skal klart fremgå av vedtatt budsjett og regnskap.
§ 12 Regnskap, revisjon, budsjett mv.
Idrettslaget er regnskaps- og revisjonspliktig, og regnskapsåret skal følge kalenderåret.
Revisjon og kontrollutvalg:
- Omsetning under 5 mill. kr: Laget følger NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser (styret kan velge å følge regnskapsloven).
- Omsetning over 5 mill. kr: Laget skal følge regnskapsloven og revisorloven, og engasjere statsautorisert/registrert revisor.
- Alle ledd med engasjert revisor skal velge en kontrollkomité med minst to medlemmer.
Bank og forsikring:
- Bankkonti skal være knyttet til idrettslaget og disponeres av to personer i fellesskap.
- Det skal være tegnet underslagforsikring for de som disponerer kontoene.
Signatur og forpliktelser:
- Årsregnskap og årsberetning skal signeres av samtlige styremedlemmer (og daglig leder hvis aktuelt).
- Lån og garantier kan kun gis dersom det foreligger betryggende sikkerhet/pant. Dette skal opplyses i note til regnskapet.
- Disposisjoner av ekstraordinær karakter (f.eks. store låneopptak) kan kun vedtas av årsmøtet.
Fullmakter: Styrets leder og ett styremedlem har fullmakt til å underskrive på vegne av foreningen i den daglige driften. Denne fullmakten kan ikke brukes til å behefte eller selge foreningens faste eiendom.
§ 13 Årsmøtet
Årsmøtet er idrettslagets høyeste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av mars måned.
Viktige tidsfrister:
- Innkalling: Minst én måneds varsel.
- Forslag til årsmøtet: Må sendes styret senest to uker før møtet.
- Saksliste og dokumenter: Skal være tilgjengelig senest én uke før møtet.
§ 14 Ledelse av årsmøtet
Årsmøtet ledes av en valgt dirigent. Verken dirigent eller referent behøver å være medlemmer av idrettslaget.
§ 15 Årsmøtets oppgaver
Årsmøtet skal utføre følgende lovpålagte oppgaver:
- Godkjenne stemmeberettigede, innkalling og saksliste.
- Velge dirigent, referent og to medlemmer til å signere protokollen.
- Behandle årsberetning og revidert regnskap.
- Fastsette medlemskontingent (min. 100 kr) og treningsavgifter.
- Vedta budsjett og organisasjonsplan.
- Foreta valg: Leder, nestleder, 2 styremedlemmer, 1 varamedlem, revisorer, valgkomité og representanter til ting/møter.
§ 16 Stemmegivning på årsmøtet
Vedtak krever alminnelig flertall (over 50% av stemmene) med mindre annet er bestemt. Ingen kan stemme ved fullmakt. Blanke stemmer teller ikke.
- Skriftlig valg: Skal skje dersom det er mer enn ett forslag eller det fremmes krav om det.
- Loddtrekning: Ved stemmelikhet etter omvalg avgjøres valget ved loddtrekning.
§ 17 Ekstraordinært årsmøte
Innkalles med minst 14 dagers varsel ved vedtak i styret, overordnet organisasjonsledd, eller ved skriftlig krav fra 1/3 av de stemmeberettigede medlemmene. Skal kun behandle sakene som er oppført i innkallingen.
§ 18 Idrettslagets styre
Styret er idrettslagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styrets oppgaver inkluderer:
- Iverksette vedtak fra årsmøtet og NIF.
- Sørge for forsvarlig økonomistyring og forvaltning av midler.
- Oppnevne komiteer og utarbeide instrukser.
- Lovpålagte roller: Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen og ansvarlig for barneidretten.
§ 19 Grupper og komiteer
Årsmøtet kan beslutte å opprette grupper (f.eks. for ulike idretter). Grupper har egne årlige møter før hovedårsmøtet, men kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten hovedstyrets godkjenning.
Valgkomiteen: Velges på årsmøtet og innstiller kandidater til alle tillitsverv i klubben.
§ 20 Disiplinærsaker, sanksjoner og doping
For alminnelige disiplinærforføyninger, sanksjoner etter kamp- og konkurranseregler, straffesaker og dopingsaker gjelder NIFs lov kapittel 11 og 12 i sin helhet.
§ 21 Lovendring
Endringer i idrettslagets lov kan kun skje på ordinært eller ekstraordinært årsmøte.
- Krav: Forslaget må være oppført på sakslisten og krever 2/3 flertall av de avgitte stemmene.
- Ikrafttredelse: Lovendringer vedtatt av laget selv må godkjennes av idrettskretsen før de trer i kraft.
- Unntak: Endringer som følger direkte av endringer i NIFs lov, trer i kraft umiddelbart.
§ 22 Oppløsning og sammenslutning
Oppløsning av idrettslaget er en omfattende prosess som krever to vedtak:
- Forslaget behandles først på et ordinært årsmøte (krever 2/3 flertall).
- Dersom vedtatt, innkalles det til ekstraordinært årsmøte tre måneder senere (krever på nytt 2/3 flertall).
Sammenslutning: Sammenslutning med andre idrettslag anses ikke som oppløsning. Vedtak om dette følger vanlige regler for lovendring i § 21.
TJK Klubbhåndbok
Retningslinjer og rutiner for daglig drift
Varsler og rutiner
Har du opplevd rasisme, diskriminering, vold, trusler, (seksuell) trakassering, overgrep eller andre kritikkverdige forhold i forbindelse med judoaktivitet, eller fra personer i klubben? Du kan du varsle om dette. Alle varsler blir tatt alvorlig!
Du kan varsle en trener, daglig leder, ansvarsperson i klubben eller et medlem av styret. Varselet kan du levere både muntlig og skriftlig. Kontaktinformasjon til styremedlemmer og oversikt over trenere i klubben finnes her:
Trondheim Judokwais rutiner etter mottatt varsel er:
– Styret oppnevner to saksansvarlige fra styret, en kvinne og en mann som jobber videre med saken. De saksansvarlige plikter å vurdere egen habilitet, jf. NIFs lov § 2-8, for hver konkrete varslingssak.
– De saksansvarlige har separate møter med de involverte (varsler og omvarsler), og lager et forslag til hva som bør gjøres og legger dette fram for styret. Ved behov for mer informasjon, kan vitner eller andre relevante personer også kontaktes.
– Styret gjør vedtak om hvilken konsekvens saken skal få.
– I alle saker som kan være et lovbrudd, skal politiet kontaktes. Er dere usikker på alvorlighetsgraden, kontakt politiet for rådføring. De saksansvarlige kontakter politiet, dersom ikke varsler eller den berørte ønsker å gjøre dette selv.
Saksansvarliges ansvar:
* Dersom varselet er muntlig, skal utvalget snarest mulig nedtegne varselet skriftlig. Utvalget gir varsleren muligheten for å lese den skriftlige nedtegnelsen, for å sikre at varselet er forstått korrekt.
* Utvalget skal føre en skriftlig sakslogg for varslingssaken.
* Saksansvarliges skal vurdere å søke råd og veiledning hos den lokale idrettskretsen, Judoforbundet eller Idrettsforbundet.
Styrets ansvar:
*Styremedlemmer skal ikke informere andre enn de som trenger å vite, og skal forsøke å stoppe ryktespredning dersom dette oppstår.
*Dersom varselet er mot et styremedlem skal dette styremedlemmet ikke delta i å fatte vedtak o.l.
Via denne linken finner dere kontaktinfo til idrettskrets, særforbund og NIF: https://www.idrettsforbundet.no/tema/varsling/jeg-vil-varsle/radgivning-om-a-varsle/