Klubbhåndbok for Trondheim Judokwai

Veileder for klubbhåndbok

En klubbhåndbok skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt. Den skal også sikre at det er kontinuitet i det som bestemmes og gjøres i klubben. Dette er en veileder for å lage en slik klubbhåndbok. Innholdet i veilederen dekker områder som de fleste klubber har nytte av å presisere, dokumentere og samle på et sted som er lett å finne.
Teksten i veilederen er laget slik at klubben noen steder må gjøre egne avklaringer på områder der det er viktig at hele klubben har en felles forståelse og praksis. Deler av veilederen foreslår konkret tekst eller en rutine som klubben kan benytte slik den er. Vedleggene til klubbhåndboka kan klubben velge å benytte dersom dere ikke har egne maler eller rutiner på de områdene vedleggene gjelder. Klubben kan også legge inn egne regler, rutiner og maler. For at håndboka skal bli et godt hjelpemiddel, må dere fjerne innhold som ikke er aktuelt for deres klubb.
De fleste søker kun den informasjonen som de har behov for, og ikke alt annet. Derfor er deler av innholdet laget direkte til de viktigste målgruppene.
Denne veilederen finner du på www.idrett.no under temasiden «Klubbguiden».

Oppdatert 10.10.2018

Klubbinformasjon

  • Navn: Trondheim Judokwai
  • Stiftet: 1966, antatt 01.02.1966 i mangel av arkiv/dokumentasjon
  • Idrett(er): Judo
  • Postadresse: Mellomila 34, 7018 Trondheim
  • E postadresse: post@judokwai.no
  • Internettadresse: www.judokwai.no
  • Organisasjonsnummer: 988 470 783
  • Bankforbindelse: Nordea
  • Bankkonto: 6401 06 08951
  • Medlem av: Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité
  • Tilknyttet: Norges Judoforbund og region midt

 

Innhold

Klubbinformasjon 2
Innledning 4
Klubbens historie 4
Verdier 4
Visjon 5
Virksomhetsidé 5
Hovedmål 5
Organisasjon 6
Organisasjonsplan 6
Årsmøtet 6
Styret 7
Utvalg/komiteer 8
Ansatte 8
Klubbens lov 8
Medlemskap 8
Medlemskontingent 9
Treningsavgifter 9
Startkontingenter – deltakeravgifter 9
Klubbens aktivitetstilbud 9
Barne- og ungdomsidrett 10
Aktivitetsplan/terminliste 11
Klubbens arrangementer 11
Reise i regi klubben 11
Til deg som er … 12
Utøver 12
Forelder/foresatt 12
Trener 12
Lagleder 13
Dommer 13
Klubbdrift 13
Årshjul 13
Kurs og utdanning 13
Medlemshåndtering 14
Dugnad og frivillig arbeid 14
Politiattester 14
Klubbens antidopingarbeid 15
Kommunikasjon 15
Arbeidsgiveransvar 15
Sikkerhetsarbeid (HMS) 15
Økonomi 16
Forsikringer 16
Anlegg og utstyr 16
Utmerkelser og æresbevisninger 17
Retningslinjer i klubben 17
Maler og eksempler 17

Innledning

Klubbhåndboka skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt i klubben. Den skal sikre at det er kontinuitet i det som bestemmes og gjøres.
Klubbhåndboka er laget av styret etter innspill fra komiteer, utvalg, trenere, utøvere og foreldre i klubben. Håndboka er et arbeidsverktøy for alle medlemmer, utøvere, foreldre, styret, komiteer, utvalg, ansatte, trenere og dommere i klubben vår.
Håndboka skal benyttes til å forstå og kommunisere hva som er viktig i vår klubb, hvilken klubb vi er, hva vi skal oppnå, hva vi tilbyr, og hvordan vi gjør ting.

Klubbens historie

Trondheim judokwai er en av landets eldste judoklubber. En av klubbens første medlemmer forteller:::::Johnny – får du tak i Erik Lein og får skrevet ned historiene? Jeg husker bare litt av det han trakk frem i 40 års laget til klubben

Verdier

Trondheim Judokwai baserer sin aktivitet på felles vedtatte aktivitetsverdier for norsk idrett:

Idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.

Klubben vår drives etter idrettens organisasjonsverdier:

Frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd.

‘Judo’ er sammensatt av to ord; ‘Ju’ som betyr blidhet eller mildhet og ‘do’ som betyr vei eller retning. Judoens grunnlegger, Jigoro Kano, mente at judo er den mest effektive kombinasjonen av mental og fysisk utvikling. Basis i judo er trening på angrep og forsvar, som ikke bare styrker din fysikk, men også din moral. Man blir en person som bidrar positivt i samfunnet. Dette er essensen i judo.

Med dette menes at judotreningen skal gi fysiske, mentale og sosiale utfordringer som utvikler det holistiske (helhetlige) mennesket. Judo er på denne måten en utdanning av mennesket til å bli en bidragsyter i samfunnet. Kodokan har utarbeidet noen sentrale verdier for hvordan vi skal oppføre oss i dojoen (treningslokalet), og ovenfor hverandre. Dette skal igjen reflekteres utenfor dojoen, hvor vi som judokas aktivt skal bidra ute i samfunnet.

Kodokans verdier:

  • Høflighet – Å være høflig ovenfor andre
  • Mot – Å gjøre det som er rettferdig
  • Vennskap – Den reneste av de menneskelige følelser
  • Oppriktighet – Å uttrykke seg uten å skjule følelser
  • Beskjedenhet – Ydmykhet for andres ferdighet og kunnskap
  • Ære – Å stå ved sitt ord
  • Respekt – Uten respekt kan man ikke stole på hverandre

Verdiene skal hjelpe oss til

  • å skape et godt klubbmiljø, der vi tar godt vare på hverandre
  • å skape gode holdninger, som fører til et godt treningsklima
  • å være en klubb som er kjent for godt samarbeid og god oppførsel
  • å fremstå slik klubben ønsker i alle sammenhenger
  • å bli tydelige, få frem det som skiller oss fra andre, og klargjøre vår spesielle identitet

Visjon

Trondheim Judokwai skal være landets beste judoklubb.

(Vedtatt på årsmøtet 5. februar 2011.)

Virksomhetsidé

Trondheim Judokwai skal tilby judo for alle

Det er denne ideen klubben vår i all hovedsak skal arbeide med. Virksomhetsideen definerer hva som er det spesielle eller unike med vår klubb og den aktiviteten vi har valgt. Den forteller hva vi tilbyr som gjør at folk foretrekker oss i stedet for andre klubber.
Visjonen, verdiene og virksomhetsideen er rettledende for alle medlemmer, tillitsvalgte, trenere og støtteapparatet. Dette er utgangspunktet for det vi skal skape sammen, hvordan vi skal fremstå, og hva vi skal drive på med og ha fokus på av oppgaver.

Hovedmål

De langsiktige målene til Trondheim Judokwai: (Vedtatt på årsmøtet 05.02.2011)

  • Minimum 400 utøvere innen 31.12.2020
  • Minimum 10 utøvere innen landslagselite på ungdom – junior – senior – veterannivå?
  • Ansatt hovedtrener
  • Stort korps av godt skolerte og motiverte trenere og hjelpetrenere
  • 60 % av utøvere skal være medlem i minimum 4 år
  • Selvforsynt med dommere og sekretariat til gjennomføring av større stevner på nasjonalt nivå

Organisasjon

 

Organisasjonsplan

Trondheim Judokwai ledes av et styre bestående av styreleder, nestleder, to styremedlemmer og ett varamedlem (vedtektenes §15).
Organisasjonen er bygget opp for å ivareta utøvelse av judo – på trening, stevner, samlinger og ellers. Følgende oppgaver er konkretisert i funksjonsbeskrivelser – se vedlegg. VI MANGLER FUNKSJONSBESKRIVELSE PÅ FORELDRE / UTØVERKONTAKT I STYRET
Funksjon Sist revidert
Styreleder 18.03.2018
Nestleder 18.03.2018
Kasserer 18.03.2018
Sekretær 18.03.2018
Markedsansvarlig 18.03.2018
Materialforvalter 18.03.2018
Trenere 18.03.2018 BØR GJENNOMGÅS GRUNDIGERE
Renhold 26.11.2016

Årsmøtet

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år i februar. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i klubbens vedtekter. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles.

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent.

Innkalling til årsmøtet annonseres på klubbens hjemmeside.

Sjekkliste for årsmøtet
Mal for innkalling til årsmøtet
Mal for årsberetning til årsmøtet
Mal for protokoll for årsmøtet

Sett inn lenke til protokoller fra årsmøter som har vært holdt i klubben.

Styret

Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Noen saker kan ikke styrebehandles, men må behandles av årsmøtet. Det gjelder saker som fremgår av «Årsmøtets oppgaver», og saker som er av ekstraordinær karakter eller av betydelig omfang i forhold til klubbens størrelse og virksomhet. Dersom styret er i tvil, bør saken opp på årsmøtet.

Lovpålagte oppgaver for styret:

  • Sette i verk årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak
  • Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte, i samsvar med de vedtakene som er fattet på årsmøtet eller i et overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen og en forsvarlig økonomistyring
  • Etter behov oppnevne komiteer, utvalg eller personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for deres funksjon
  • Representere idrettslaget utad
  • Oppnevne en som er ansvarlig for politiattester

Andre viktige oppgaver:

  • Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap
  • Påse at idrettens retningslinjer for aktiviteten i idrettslaget blir fulgt
  • Stå for idrettslagets daglige ledelse
  • Arbeidsgiveransvar for eventuelle ansatte
  • Legge frem innstilling til årsmøtet på kandidater til valgkomité
  • Oppnevne to personer som i fellesskap skal disponere idrettslagets konti, og sørge for at de er dekket av underslagsforsikring (Gjensidige pr 2018)
  • Oppnevne eller engasjere regnskapsfører (Sentrum regnskapskontor pr 2018)
  • Lage årsberetning fra styret til årsmøtet
  • Oppdatering av klubbhåndboka

Fordelingen av oppgaver: se funksjonsbeskrivelsene

Styrets arbeid

  • Det er 5-6 styremøter pr kalenderår
    • Desember: forberedelse årsregnskap, skrive kladd til styrets beretning, sette sammen beretning fra trenere om virksomheten i året som har gått. Lage ferdig budsjett for kommende år.
    • Januar: Forberede årsmøte, signere dokumenter, sende ut innkalling, legge ut vedlegg
    • Februar: Gjennomføre årsmøte, nytt styre tar styremøte rett etter årsmøte for å avtale arbeidsfordeling/funksjoner, sette dato for styremøter frem til neste årsmøte og ev annet.
    • Mars: status medlemsutvikling, virksomhet / aktivitet, økonomi,
    • August: Planlegging for Trøndercup
    • Oktober: Status medlemsutvikling, aktivitet, økonomi. Innhente underlag / oversikt aktiviteter for budsjett neste år,
    • Møtene holdes i dojo, det er felles google møtekalender med karateklubben «Trondheim Budosenter» som må brukes ved bestilling av fellesarealet.
  • Sekretær setter opp agenda sammen styrets leder / nestleder og styrer møtegjennomføringen.

Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommendes egen stemme.

Styremøter kan avholdes per e post eller per telefon, se lovnorm § 10. Det skal alltid føres protokoll fra styremøtene.

Hvert styremøte bør innledningsvis starte med spørsmål om det foreligger mulig inhabilitet i noen av sakene, og behandlingen av inhabilitet skal alltid protokolleres. Om inhabilitet, se lovnorm § 9.

Mal for innkalling til styremøte
Mal for protokoll fra styremøte

Utvalg/komiteer

Det er ingen komiteer pr 2018

Ansatte

Klubben har ansatt renholder som ivaretar hele Budosenteret. Det er egen skriftlig arbeidsavtale for funksjonen.

Klubbens lov

Klubbens vedtekter er basert på lovnorm for idrettslag, som finnes på NIFs hjemmeside. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov.
Vedtektene ble sist oppdatert i årsmøte 04.03.2018
Sett inn en lenke til klubbens lov.

Medlemskap

Medlemsregistrering er kun via Idrettsforbundets portal. Alle medlemmer har en egen personlig idrettsside på Min Idrett (https://minidrett.nif.no/). Denne personlige siden må hvert enkelt medlem aktivere før den kan brukes. Her kan du som medlem, utøver, tillitsvalgt eller administrativt ansatt melde deg på arrangementer og kurs, endre dine egne personopplysninger, finne informasjon knyttet til lisensinnbetaling, dine kommende aktiviteter og andre funksjoner og tjenester som kan være aktuelle og interessante for deg.
Når man vil bli medlem i en klubb, kan man ikke ha uoppgjorte regninger hos en annen klubb. Alle som har betalt medlemskontingent i klubben, er medlemmer. Medlemskapet regnes fra den dagen kontingenten er betalt.
En ansatt kan være medlem i idrettslaget, men har ikke stemmerett på årsmøtet og kan heller ikke inneha årsmøtevalgte verv i idrettslaget. Unntak gjelder for personer som kun innehar noen få betalte trenertimer i uken, og som ikke har dette som hoved geskjeft. Idrettsrådet har i mars 2018 definert mindre enn 20 % stilling som grense.
Medlemskapet i idrettslaget kan opphøre ved utmelding, strykning eller eksklusjon. En utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. Et medlem som skylder kontingent for mer enn ett år, kan strykes, og da kan ikke medlemmet tas opp igjen før den skyldige kontingenten er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side. Dersom idrettslaget vurderer ekskludering av et medlem, må det ta kontakt med idrettskretsen. Der finnes egne prosedyrer for ekskludering.
Medlemskontingent
Medlemskontingent i Trondheim Judokwai er kr 300 pr kalenderår. Det er familie og søskenrabatt med 15 %. Styre og trenere får kontingent dekket av klubben.

Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Kontingenten skal betales for hvert enkelt medlem. Innbetaling skjer via minidrett.

Andre avgifter/egenandeler kan kreves for deltakelse i lagets aktivitetstilbud. Det kan være treningsavgifter for de ulike aktivitetene, inngangspenger ved arrangementer eller egenandeler i forbindelse med deltakelse i konkurranser og på kurs. Slike avgifter trenger ikke årsmøtevedtak.

Treningsavgifter
Treningsavgift utstedes pr sesong eller pr kalenderår. Dette gjelder for all trening.

Treningsavgiftene fastsettes av gruppene på bakgrunn av faktiske kostnader med aktivitetene. Dersom medlemskontingenten kreves inn sammen med treningsavgiften, skal begge være spesifisert på fakturaen. OBS her har vel kwaien slått sammen alt.

Startkontingenter – deltakeravgifter
Deltakelse i konkurranser krever startkontingent og skal betales av den enkelte utøver. Det er kun deltagelse i NM individuelt og lag som dekkes av klubben. Påmelding og betaling skjer via minidrett i de fleste tilfellene. Dersom klubben legger ut for deltageravgift, vil innkreving skje via minidrett i etterkant.
Klubbens aktivitetstilbud

Klubben har trenere som bidrar på dugnad, og tilbudet (grupper / dager) kan derfor variere noe over år. Høsten 2018 er det følgende tilbud:

Sett inn lenke til klubbens hjemmeside, med aktiviteter og treningstider.

Barne- og ungdomsidrett
Trondheim Judokwai ønsker å beholde flest mulig barn og unge lengst mulig!
Barneidrett
Alle som har ansvar for barn eller er trenere for barn, skal kjenne til idrettens barnerettigheter og bestemmelser om barneidrett. All aktivitet for barn skal legges opp slik at klubben følger intensjonene i retningslinjene og bestemmelsene. Det innebærer at
• aktiviteten skjer på barnas premisser
• barna har det trygt
• barna har venner og trives
• barna opplever mestring
• barna får påvirke egen aktivitet
• barna kan velge om og hvor mye de vil konkurrere

Les mer
Idrettens barnerettigheter og bestemmelser om barneidrett
Ungdomsidrett
Alle som er trenere for ungdom i klubben, skal kjenne til retningslinjene for ungdomsidrett. Klubben og trenerne skal sørge for
• at ungdom kan bli så gode som de selv vil
• å legge til rette både for dem som vil konkurrere, og dem som ikke ønsker å konkurrere
• at ungdom får være med på å bestemme over egen aktivitet
• at ungdom får bidra med det de kan
• at ungdom får utdanning eller kurs for å utvikle seg
• at treningsavgiften er overkommelig for ungdom
Les mer
Retningslinjer for ungdomsidrett fra Norges Idrettsforbund

Funksjonshemmede
Utøvere med funksjonsnedsettelse har en naturlig plass i klubben. Fordi det er så få utøvere, deltar de i ordinære treninger med tilrettelegging. Våre utøvere i denne kategorien deltar i konkurranser og samlinger på lik linje med andre utøvere, slik at laglederkostnad samt deltageravgift for NM dekkes og resten dekkes av den enkelte utøver.
Aktivitetsplan/terminliste
I forbindelse med etablering av budsjettet, settes det opp en terminliste over konkurranser /stevner /cuper klubben skal delta i. Aktivitetsplanen publiseres på klubbens hjemmeside og facebook.

Sett inn lenke til terminlisten på klubbens hjemmeside.

Klubbens arrangementer
Klubben arrangerer hvert år Trøndercup – et regionalt stevne for barn og unge – hvert år i slutten av september / begynnelsen av oktober.

Lenke til huskeliste / Manual

Reise i regi klubben
På alle reiser i regi av klubben (samlinger, cuper, turneringer, konkurranser osv.) skal det pekes ut en ansvarlig reiseleder som har overordnet myndighet fra avreise til hjemkomst. Alle barn under 10 år skal ha følge av foreldre eller annen foresatt dersom reisen innebærer overnatting, hvis ikke annet er avtalt.
Klubben dekker kostnad for reiseleder.
Vær oppmerksom på at det vanligvis må innhentes politiattest for foreldre som er med en gruppe mindreårige på et utenlandsopphold eller trenings-/konkurranseopphold i regi av laget. NB

Til deg som er …

Utøver

Judoens verdier gjelder på matta og utenfor! Se punkt om verdier. Treningen starter på angitt klokkeslett, da skal utøver vært på plass i ren drakt og ha rene hender/føtter, kortklipte negler og uten smykker ol.

Forelder/foresatt

Foreldre bør være kjent med:

  • hva klubben står for (verdier, visjon og virksomhetsidé)
  • aktivitetstilbudet
  • medlemskap
  • forsikringer
  • politiattest
  • dugnad

Alt dette er kort beskrevet eller vist til i klubbhåndboka.
Obs. Det er kun foreldre som har gyldig medlemskap, som kan stemme på årsmøtet.
Råd til idrettsforeldre fra Olympiatoppen (https://www.olympiatoppen.no/fagomraader/ungeutovere/fagstoff/media41142.media)

Trener

Trenerne har ansvar for å sikre at medlemmene som deltar i klubbens aktiviteter, får et godt tilbud og ivaretas på en god måte. Som trener er man en representant for klubben. Trenerne bør derfor være kjent med:

  • hva klubben står for (verdier, visjon og virksomhetsidé)
  • aktivitetstilbudet
  • medlemskap
  • lisens og forsikringer
  • politiattest
  • kompetansetilbud for trenere
  • klubbens retningslinjer og forventninger til trenerne
  • hva klubben tilbyr sine trenere (honorar, utstyr, bekledning, kurs)

Trondheim Judokwai har funksjonsbeskrivelser for trenere – se link.
Mal på treneravtale fra Norges Idrettsforbund
Informasjon om trenerutdanning fra Norges Idrettsforbund

Lagleder

Laglederen er treningsgruppas administrative leder og har ansvaret for at alt praktisk fungerer rundt treningsgruppa. Om lagleder er en annen enn trener, skal alt det sportslige overlates til treneren/trenerne som har ansvar for organisering av treninger, lagoppsett til kamper/stevner, gjennomføring av kamper osv.
Oppgaver

  • Ajourføre og sende inn navnelister på spillere/utøvere og lag
  • Gjøre seg kjent med klubbens sportslige plan
  • Arrangere møter for foreldre og spillere/utøvere
  • Gå igjennom fair play-regler, foreldrevettregler og sportslig plan med alle spillere og foresatte
  • Møte på lagleder- og allmannamøter
  • Gi informasjon til spillere/utøvere, trenere og foresatte
  • Oppdatere lagets hjemmeside
  • Melde på til cuper, stevner og turneringer
  • Innkalle til dugnader
  • Administrere reiser til/fra kamper eller stevner
  • Sikre at alle utøvere/spillere har lisens
  • Ha korrekt utstyr/medisinbag sammen med treneren

Dommer

Trondheim Judokwai er avhengig av dommere for å gjennomføre egne stevner. Dommerne har ansvar for å sikre en god gjennomføring av kamper/konkurranser.
Dommerutdanning skjer via Norges Judoforbund https://www.judo.no/judoskolen/dommere/
På treningene og i klubbinterne arrangementer bør det legges det opp til å utvikle utøvere til å bli dommere om de ønsker det.

Klubbdrift

Hva gjør vi i Trondheim Judokwai for å oppnå en velfungerende drift av klubben.

Årshjul

Klubben har en oversikt som viser de viktigste tingene som skjer i klubben hvert år.
Dette er en del av budsjettet og styrets plan.

Kurs og utdanning

Trenerkurs organiseres via Norges Judoforbund https://www.judo.no/judoskolen/trener/
Dommerkurs organiseres via Norges Judoforbund https://www.judo.no/judoskolen/dommere/
Det er den enkelte trener / dommer / utøver selv som må registrere sin deltagelse. Det gis økonomisk støtte for utdanning av trenere og dommere mot plikt til å være trener / dommer etter nærmere angitte retningslinjer
SETT OPP RETNINGSLINJENE FOR STØTTE SOM STO I DEN FORSVUNDNE STYREPROTOKOLLEN

Medlemshåndtering

Klubben benytter KlubbAdmin (https://ka.nif.no/) , som er et elektronisk medlemssystem. Vi sender elektroniske betalingskrav til medlemmene, noe som gir enklere oversikt over utsendelser og rimeligere innkreving av kontingenter.
KlubbAdmin er gratis for idrettslag, og det er integrert med idrettens øvrige systemer. Via Min idrett (https://minidrett.nif.no/ ) kan medlemmene selv utføre innmelding/utmelding på en enkel måte.

Dugnad og frivillig arbeid

Trondheim Judokwai drives av frivillige. Det vil si at trenere, foreldre og foresatte, søsken og andre stiller opp uten å motta lønn. Det er noen årvisse dugnader som alle bør delta i, uansett hvilken gruppe de trener sammen. Dette er vasking av judohallen og alle mattene før sesongstart i august og i januar samt Trøndercup stevnet i september/oktober. Ut over dette kan det være tilfeldige dugnader som for eksempel maling&vasking i Budosenteret for alle eller vakthold for voksne judoutøvere.
Dugnadsarbeid gir mange gode opplevelser og en følelse av å bidra til fellesskapet. Din innsats blir satt stor pris på!
Politiattester
Klubben krever politiattest av alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for klubben som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. Det er to viktige overordnede grunner for dette:

  1. Seksuelle overgrep mot barn er totalt uforenlig med idrettens verdigrunnlag.
  2. Norsk idrett skal være et trygt sted å være for barn, og et trygt sted for foreldre å sende sine barn.
  • Styret har oppnevnt en ansvarshavende som håndterer ordningen med politiattest. Ansvarshavende informerer den enkelte om at man må ha politiattest.
  • Ansvarshavende sender inn søknad om politiattest til politiet. Søknaden må undertegnes av søkeren og ansvarshavende. Attesten sendes fra politiet til den enkelte søkeren.
  • Alle som skal ha politiattest, må fremvise attesten for ansvarshavende.
  • Ansvarshavende lagrer opplysninger om hvilke personer som er avkrevd politiattest, at attesten er fremvist, og dato for fremvisningen. Selve attesten beholdes av søkeren.
  • Trondheim Judokwai gir ikke oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming til personer som ikke fremviser politiattest, eller som har anmerkninger på attesten.
  • For 2018 er det Eva Isaksen som har denne rollen

Informasjon om politiattest for idrettslag fra Norges Idrettsforbund

Klubbens antidopingarbeid

Klubben og medlemmene er omfattet av idrettens bestemmelser om doping. Trondheim Judokwai har tatt aktivt avstand fra all bruk av dopingmidler og vi er et «Rent idrettslag».
Les mer
Informasjon om rent idrettslag fra Antidoping Norge

Kommunikasjon

All formell informasjon finnes på klubbens hjemmeside, www.judokwai.no.
Smått og godt av hendelser er på klubbens facebookside Trondheim Judokwai

Kicki – bør vi ha noe om hvilke nyheter legges ut, når, hvordan og hvilken type vil vi ha osv?
I tillegg bør klubben si hvordan den jobber med kommunikasjon. Hvis det ikke finnes en kommunikasjonsstrategi, kan klubben benytte malen bak i denne veilederen til å lage en strategi.
Dersom klubben har egen logo, kan det være lurt å lage en egen logomanual som sier hvilke krav klubben har til bruk av logoen. Håndboka bør kun angi om klubben har en slik manual, og hvor den finnes.

Arbeidsgiveransvar

Pr 2018 er Trondheim Judokwai arbeidsgiver for renholder i Trondheim Budosenter i tillegg til yogainstruktør. Det er nestleder i styret som håndterer arbeidsgiverrollen.
Det er skriftlige arbeidsavtaler med begge.

Sikkerhetsarbeid (HMS)

Klubben har ansvar for sikkerhet for medlemmer og andre som kommer i kontakt med klubben på arrangementer, på dugnader, under reiser og under opphold i klubbens lokaler og anlegg.
I klubben er det et styrketreningsrom som forutsettes brukt kun av utøvere over 16 år. Et styremedlem har ansvar for å overse utstyret ukentlig og påse at alle er i stand, ingen løse skruer/muttere eller andre feil eller mangler. I 2018 er dette Thomas Andresen.
I Budosenteret finnes oppslag ift brann. Trener tømmer lokale og er ansvarlig for at alle kommer seg ut, mens hjelpetrener samler de som har rømt ut av lokalene på nedsiden av bygningen. Rømningsveier er tydelig markert med selvlysende skilt både til hovedtrapp og baktrapp.
Trener har ansvar for utøverne under trening, herunder ev skader og uheldige hendelser. Må en utøver til sykehus, må trener sørge for å organisere dette.
En medlemsliste skal alltid finnes tilgjengelig i kontorhylla på vei inn til dojon slik at foresatte kan kontaktes om de ikke er tilstede i Budosenteret.
På lengre reiser ifm stevner eller treningssamlinger utpekes en lagleder, vanligvis en av trenerne, og vedkommende er ansvarlig for oppfølging av alle deltagerne fra samlingspunkt for avreise til man er tilbake igjen. Det gjelder ift billetter, bespisning, deltagelse i arrangement og fellesskapet under hele turen. På lokale / regionale arrangementer forutsettes yngre utøvere ivaretatt av egen familie.

Økonomi

Det er styret som har det overordnede økonomiske ansvaret for klubbens økonomi. Det innebærer at styret har ansvar for at

  • klubbens midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte
  • klubben har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen
  • klubben har en forsvarlig økonomistyring

Regnskapsføring utøves på løpende timekostnadsbasis av Midtbyen Regnskapskontor, Fjordgata 21, 7010 Trondheim, iht samarbeidsavtale fra 2016. Bilag overleveres eller sendes pr epost til Elin Olsøy (elin@midtbyenregnskap.no)

Klubben har Nordea som bankforbindelse og signaturskjema oppdateres ifm årsmøtene. Styrets leder, nestleder og kasserer disponerer konti 2 i fellesskap.
Det er to personlige VISA kort tilknyttet Nordea kontoen som en av klubbens trenere, Tonje Mathisen, og kioskansvarlig, Tonje-Anett Røsæg, bruker for utlegg ifm reiser og arrangementer. Bilag ifm bruk leveres regnskapsfører.

Styret utarbeider budsjett i november på bakgrunn av innhentet underlag fra trenere og ev andre om aktiviteter som tenkes / ønskes gjennomført i det kommende året. Budsjettet vedtas på årsmøtet.

Styret ved kasserer er ansvarlig for å melde inn medlemsoversikt i Idrettsregistreringen og søke økonomisk støtte generelt og til spesifikke tiltak fra kommune, krets og ev andre steder.

Forsikringer

Alle barn som er medlemmer av lag tilsluttet NIF, er forsikret gjennom Norges Idrettsforbund frem til den datoen de fyller 13 år. Deretter er det pliktig forsikring gjennom Norges Judoforbund. https://www.judo.no/utoverinfo/forsikring/

Anlegg og utstyr

Trondheim Judokwai eier 4/9 av Trondheim Budosenter; seksjon 11 og 12 i Mellomila 34. Mattearealet med diverse treningsutstyr eies og driftes av klubben.

Den enkelte utøver må holde alt av treningstøy, konkurransedrakter og beskyttelsesutstyr selv. Likeledes må utøver selv sørge for sportstape eller annen tape ved behov.

Utmerkelser og æresbevisninger

Dersom klubben utnevner æresmedlemmer eller har andre utmerkelser som tildeles i klubben, bør det beskrives her.

Retningslinjer i klubben

Det er vedtatt flere felles retningslinjer i idretten som gjelder for alle klubber. Ut fra disse felles retningslinjene kan klubben lage egne retningslinjer som utdyper hva klubben gjør for å ivareta de felles retningslinjene. I klubbhåndboka bør det gis en oversikt over de viktigste retningslinjene som klubben skal forholde seg til og følge.
På neste side er det tatt med en liste med eksempler på maler som kan benyttes i klubben, og eksempler på egne retningslinjer i klubber.
Maler og eksempler
Følgende maler og eksempler finnes på www.klubbhåndboken.no
Maler for klubb

Årshjul med faste oppgaver i klubben
Sjekkliste årsmøter
Innkalling til årsmøte
Saksliste og saksdokumenter til årsmøte
Årsberetning til årsmøte
Protokoll fra årsmøte
Innkalling til styremøte
Protokoll fra styremøte
Økonomihåndbok
Kommunikasjonsstrategi for idrettslag

Eksempler på retningslinjer i klubb

Retningslinjer valgkomité
Retningslinjer for utdanningsansvarlig
Retningslinjer revisorer og kontrollkomité
Retningslinjer foreldre/foresatte
Retningslinjer utøvere
Retningslinjer trenere
Retningslinjer alkohol
Retningslinjer mobbing
Retningslinjer for reiseleder ved representasjon
Retningslinjer skikk og bruk e post